Der er generalforsamling på lørdag d. 28. marts kl 10.00 i Hafnia hallen i det store mødelokale på 1. sal.
Dagsorden vil være følgende:
1. Velkomst ved bestyrelsesmedlem
2. Valg af dirigent
3. Valg af referent
4. Formandens beretning
5. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse
6. Kassereren fremlægger bestyrelsens budget til drøftelse
7. Indkomne forslag
8. Fastsættelse af kontingent
9. Valg af
a. bestyrelse
b. en revisor + en suppleant
c. nedsættelse af udvalg
10. Eventuelt
De indkomne forslag, regnskab og budget er vedhæftet for, at man som medlem har mulighed for at gennemgå det inden generalforsamlingen.
Til den kommende generalforsamling genopstiller ét bestyrelsesmedlem og to suppleanter, som er på valg. Derudover er der plads til en ny kasserer samt eventuelt 1-2 bestyrelsesmedlemmer.
Indkomne forslag
Forslag 1:
Klubben bør stoppe med at bruge sociale medier (Facebook) som hovedkommunikationsplatform mellem bestyrelsen, trænerne og medlemmerne.
Kontekst:
Offentlig og semi-offentlig tilstedeværelse på sociale medier bør ikke være en forudsætning for at være medlem af klubben. Facebook-grupper er semi-offentlige miljøer (uverificerede, ikke krypterede, underlagt AI-træning). I øjeblikket foregår det meste af kommunikationen fra bestyrelsen (bortset fra større opdateringer, der også offentliggøres på hjemmesiden) i Facebook-grupper. Al kommunikation mellem trænere og spillere foregår i dag via Facebook-grupper. Det rejser bekymringer om privatliv og sikkerhed (ukrypteret, ubeskyttet, USA-afhængig, AI-træning åben). Det
påvirker også medlemmer, der vælger at begrænse deres tilstedeværelse på sociale medier. Flere alternativer kan overvejes: – øget e-mailkommunikation – brug af krypterede kommunikationsplatforme (WhatsApp-fællesskaber, Messenger osv.) – at konfigurere Sportyfriends (dansk, begrænset adgang) til at blive brugt som kommunikationsplatform (f.eks. inden for hold) – at engagere sig med en anden sportsstyringsplatform, f.eks. Holdsport (dansk, begrænset adgang) Der er flere klubmedlemmer, der arbejder inden for IT-området, som kan støtte initiativet med indsigt og/eller praktisk konfiguration.
Det handler IKKE om at fjerne klubbens tilstedeværelse fra sociale medier. Men brugen af sociale medier for medlemmer bør være helt frivillig og må ikke påvirke deres oplevelse.
Forslag 2:
Fjern både nye og gamle offentlige regneark med træningstider og medlemsnavne.
Kontekst:
Både det gamle og det nye regneark med Bredde-medlemsnavne bør have begrænset adgang eller helst ikke blive brugt overhovedet. Medlemmer af træningsgrupperne kan være synlige på en anden platform (Sportyfriends, e-mail osv.). Årsagen til det er privatlivshensyn – i øjeblikket er det muligt at identificere, hvornår og hvor klubmedlemmerne befinder sig baseret på data, som klubben offentliggør.
Forslag 3:
- At gøre SU-kriterierne offentlige – ligesom det blev gjort med tilmeldingskriterierne – og at lade spillerne anmode om deres egen evaluering.
Kontekst:
For det første er offentliggørelsen af prioriteringslisten ved tilmelding et godt eksempel på gennemsigtighed, som også kan opnås blandt andre områder. Og det er ligegyldigt, om medlemmerne er enige i kriterierne eller ej.
For spillernes evalueringer og processen omkring det – der er flere gode praksisser, som SU implementerer i øjeblikket, men manglen på gennemsigtighed over for spillerne øger mængden af utilfredshed, usikkerhed, spørgsmål, skyld mod trænere eller SU osv.
At gøre individuelle evalueringer tilgængelige er medlemmernes ret under databeskyttelsesreglerne.
Forslag 4:
Generalforsamlingen beslutter, at medlemmer fremadrettet skal have fuld indsigt i de regler, retningslinjer og kommunale tildelinger, der ligger til grund for klubbens sæsonplanlægning. Det indebærer, at relevante dokumenter (fx kommunale retningslinjer, tildelte banetider samt klubbens principper for fordeling) gøres tilgængelige for medlemmerne, så det er muligt at se det beslutningsgrundlag, bestyrelsen arbejder ud fra ved udarbejdelsen af sæsonplaner.
Kort begrundelse:
Formålet er at sikre gennemsigtighed omkring sæsonplanlægningen, så medlemmer kan forstå de prioriteringer, der foretages, og så dialog om klubbens planlægning kan ske på et fælles og oplyst grundlag.
Forslag 5: Ændring i vedtægter ved følgende paragrafer
§ 4 Optagelse af medlemmer.
Enhver med interesse for beachvolley kan optages som aktivt eller passivt medlem.
Indmeldelse sker via hjemmesiden.
Passive medlemmer har ikke adgang til selve idrætsudøvelsen, men er valgbare til bestyrelsen.
Medlemmer er forpligtiget til at overholde foreningens vedtægter og leve op til foreningens formål.
§ 5 Udmeldelse – Karantæne – Eksklusion
Udmeldelse
Et medlem betragtes automatisk som udmeldt, hvis kontingentet ikke er betalt rettidigt.
Karantæne
Karantæne kan gives af bestyrelsen til et medlem og vare mellem minimum 1 og maksimalt 3 måneder.
Karantæne gives når det vurderes at et medlem i adfærd og/eller udtryk har ageret uhensigtsmæssigt overfor andre medlemmer, ansatte, samarbejdspartnere eller vurderes at modarbejde foreningens interesser.
Karantænen kan gøres betinget, således at den kun træder i kraft, hvis medlemmet ikke efterlever de stillede krav.
Karantæne kræver 2/3 flertal på et bestyrelsesmøde.
Medlemmet mister I karantæneperioden sine rettigheder til deltagelse fra alle klubbens aktiviteter.
Ved afgørelse om karantæne har medlemmet ret til forinden at blive hørt på et bestyrelsesmøde. Afgørelsen vil kunne efterprøves på næste generalforsamling på samme måde som ved en eksklusion.
Efter endt karantæne fortsættes medlemskab samt optjent anciennitet.
Eksklusion
Bestyrelsen kan ekskludere et medlem.
Eksklusion gives når bestyrelsen vurderer at karantæne ikke er tilstrækkelig eller at særligt alvorlige forhold, udover hvad der kræves for karantæne, gør sig gældende.
Medlemmet skal, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, være indkaldt og have haft lejlighed til at blive hørt på et bestyrelsesmøde. Medlemmet kan kræve en bisidder I form af et andet medlem, der har minimum 12 ugers sammenhængende medlemskab op til mødet.
Beslutning om at tildele et medlem en eksklusion kræver 2/3 flertal på et bestyrelsesmøde.
Et medlem, der er blevet ekskluderet af bestyrelsen, kan kræve, at sagen optages på dagsordenen til førstkommende generalforsamling. Det ekskluderede medlem har alene ret til at deltage i afstemningen om stadfæstelse af eksklusionen på generalforsamlingen.
Det ekskluderede medlem kan desuden, med dokumenteret opbakning fra mindst en tredjedel af medlemmerne, kræve indkaldelse til en ekstraordinær generalforsamling, hvor punktet om eksklusion er det eneste på dagsordenen.
Medlemmet mister ved eksklusion, samt op til evt. afstemning om stadfæstelse på en generalforsamling, alle sine rettigheder til deltagelse fra alle klubbens aktiviteter.
Ved eksklusion refunderes medlemmets forholdsmæssige udgifter til medlemskab og købte aktiviteter hvis en generalforsamling undlader at stadfæste bestyrelsens eksklusion.
En generalforsamlings stadfæstelse af eksklusion kræver 2/3 flertal.
Et ekskluderet medlem kan optages igen til efterfølgende generalforsamling med almindeligt flertal, hvis punktet bringes op rettidigt af bestyrelse eller meninge medlemmer.
§ 10 Bestyrelsen.
Bestyrelsen består af 5-6 medlemmer – formand, næstformand, kasserer og 2-3 øvrige bestyrelsesmedlemmer. Derudover 1-2 suppleanter.
Der er valg til bestyrelsen hvert år.
Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, suppleanterne for 1 år.
To evt. tre bestyrelsesmedlemmer vælges i ulige år.
En evt. to bestyrelsesmedlemmer, samt en kasserer vælges i lige år.
Hvis antallet af opstillede kandidater til bestyrelsen svarer til antallet af ledige pladser, kan generalforsamlingen vælge at godkende kandidaterne samlet ved håndsoprækning. Almindeligt flertal er tilstrækkeligt til valg.
Forperson vælges på generalforsamling blandt bestyrelsens medlemmer. Begge positioner vælges for 1 år ad gangen. Næstforperson konstitueres af bestyrelsen selv.
I tilfælde af stemmelighed i bestyrelsen tæller forpersonens stemme dobbelt. Er forpersonen fraværende til bestyrelsesmøde overgår rettighed om dobbelt stemme ved stemmelighed til næstforpersonen.
Forpersonen og kassereren skal være myndige personer.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer, herunder forpersonen eller næstforpersonen, er til stede.
Såfremt et eller flere bestyrelsesmedlemmer udtræder i løbet af valgperioden, indtræder suppleanter i bestyrelsen med henblik på at opretholde et minimum på fem bestyrelsesmedlemmer. Suppleanter indtræder i den rækkefølge, de er valgt på generalforsamlingen.
Bestyrelsen kan nedsætte de udvalg og arbejdsgrupper, den måtte ønske.
Relevant information fra klubbens bestyrelse kan læses på klubbens hjemmeside eller facebookside.
Generalforsamlingen kan til enhver tid udtrykke mistillid til et eller flere medlemmer af bestyrelsen, herunder forpersonen. Ved vedtagelse af et mistillidsvotum anses den pågældende for afsat fra sin post.
Mistillidsvotum vedtages med 2/3 flertal blandt de fremmødte stemmeberettigede medlemmer.
Hvis et bestyrelsesmedlem afsættes ved mistillidsvotum, foretages nyvalg til posten på samme generalforsamling for den resterende del af valgperioden.
Budget og regnskab
